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06 Avr 2023
Rédaction des procédures
REDACTION DES PROCEDURES
La rédaction des procédures répond à la problématique du « comment faire ? » pour accomplir une tâche ou un processus quelconque dans une entreprise.
La rédaction des procédures : C’est quoi ?
La formalisation du savoir-faire est une étape essentielle pour les entreprises. En effet, la structuration, la clarification de l’organisation ainsi que la diffusion des informations et des connaissances présentent un avantage sur la qualité du travail. Ceci est l’objectif de la rédaction d’un manuel de procédures
Une procédure représente la manière d’exécuter une activité ou un processus. Il s’agit de répondre sur qui fait quoi ? Quand le faire ? et Comment le faire ?
Pour cela, la rédaction des procédures se concentre sur le fond et la forme de la procédure. Elle doit être complète et pertinente sur le fond et claire et compréhensive sur la forme. Ceci augmente son efficacité et permet d’appliquer tous les acteurs de l’organisation.
La rédaction des procédures ne concerne pas seulement le format ‘Texte’ mais elle peut se présenter sous forme d’image ou encore vidéo. Pourtant, le logigramme est considéré le format le plus pertinent. Il s’agit d’une représentation graphique de l’enchainement des activités. Ce dernier permet de clarifier, synthétiser et structurer les informations.
Après avoir pris la décision que la rédaction des procédures est importante, il vous faut de disposer de tous les éléments nécessaires pour commencer la rédaction des procédures. Pour cela, l’implication des intervenants est essentielle.
Rédaction des procédures : Pourquoi et quand élaborer une procédure ?
La prise de décision de la rédaction des procédures doit être justifiée. Elle doit avoir une vraie raison qui motive la rédaction. La rédaction des procédures peut être utile lorsque le problème qui traite est important ou si le processus nécessite une clarification, notamment la procédure de gestion administrative et financière. Elle présente un avantage significatif dans l’optimisation de la chaine de valeur.
Donc vous pouvez entamer la rédaction des procédures pour l’un ou les raisons suivantes :
- Vous avez constaté qu’il y a des actions opérationnelles négligées
- La répétition des erreurs
- Des taches longues et complexes qui nécessitent de suivre une check List pour vérifier s’elles sont accomplies correctement ou non.
La rédaction des procédures n’est pas toujours essentielle. Il ne sera pas intéressant de rédiger une procédure pour des tâches basiques. En effet, vous aurez besoin d’une procédure pour les raisons suivantes :
- Le processus est long
- Le processus est complexe
- Le processus est routinier
- Le respect des règles liées à un processus est essentiel
- Le processus exige de la cohérence
- Le processus implique de la documentation
- Le processus implique des changements ou modifications importants
- Le processus peut avoir des conséquences graves en cas d’erreur
Rédaction des procédures : les étapes de rédaction des procédures
L’objectif de la rédaction des procédures est de présenter un manuel de procédures qui décrit aux acteurs ce qui ont besoin de savoir pour qu’ils effectuent leurs tâches correctement.
Le choix du contexte d’une procédure dépend principalement à ce que les acteurs ont besoin de connaitre. Cette procédure doit donc répondre à leurs besoins. Elle doit recouvrir l’ensemble des informations nécessaires d’une manière explicite et compréhensive.
Mais comment savoir si le contexte de votre procédure est pertinent ? voici quelques questions à se poser :
- Est-ce que les personnes concernées ont suffisamment d’informations pour effectuer leurs missions ?
- Est-ce qu’ils disposent d’assez d’informations pour faire preuve de leur bon discernement professionnel ?
- Est-ce que le contenu détaillé de la procédure est approprié au sujet traité ?
- Est-ce que le contenu est approprié aux acteurs cibles ?
- Est-ce que les personnes concernées découvrent le sujet grâce à la procédure ou elles sont déjà expérimentées ?
La réponse à ces questions vous permettra d’adapter le contexte de la procédure aux réels besoins afin qu’elle soit pertinente et efficace.
Pour ce fait, voici quelques étapes à suivre :
- La collecte des informations
Avant de commencer à rédiger la procédure, rassemblez des informations détaillées sur le processus que vous souhaitez décrire dans la procédure. Les informations collectées doivent être exhaustives, fiables, vérifiées et consensuelles. Il existe nombreuses techniques de collecte d’informations que vous pouvez suivre selon votre contexte, objectif et compétence. Par ailleurs, vous devez solliciter tous les intervenants possibles d’en disposer des informations clés.
Une fois les informations recueillies, vous devez passer au tri pour retraiter ces informations. Ces dernières peuvent être nouvelles pour le rédacteur de la procédure, c’est pour cela, il doit comprendre clairement le contexte et percevoir les détails. Si vous comprenez, vous serez en mesure de réduire et de sélectionner seules les informations indispensables pour que les intervenants comprennent mieux le processus.
- La rédaction des procédures
Pour une première rédaction de procédures, l’essentiel est de se concentrer sur le fond, l’important est de disposer des informations clés. Voici quelques consignes à suivre :
- Présenter les actions réalisées dans l’ordre dans lequel elles se produisent, de la première action jusqu’à la dernière
- Utiliser des phrases directes et précises
- Utiliser la voix active dans la rédaction des phrases ‘désinfecter la paillasse après utilisation’ au lieu du ‘paillasse doit être désinfecter après utilisation’
- Ordonnez les points en utilisant des listes numérotées ou à puces
- Les phrases ne doivent pas être longues mais n’est pas très courtes pour ne pas perdre en clarté
- Utiliser avec précaution la terminologie liée au sujet traité. Chaque terminologie doit être expliquer dans la partie ‘acronymes & définition’
- Écrivez à un niveau de lecture approprié.
- L’aspect visuel
La 3ème étape est dédiée à l’ajout des éléments visuels puisque les mots seuls ne suffisent pas pour expliquer clairement le fond. Ces éléments visuels sont par exemple :
- Des organigrammes
- Des matrices
- Des maquettes papier
- Des diagrammes
- Des images et schémas
- Des FAQ
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