L’objectif de la rédaction des procédures est de présenter un manuel de procédures qui décrit aux acteurs ce qui ont besoin de savoir pour qu’ils effectuent leurs tâches correctement.
Le choix du contexte d’une procédure dépend principalement à ce que les acteurs ont besoin de connaitre. Cette procédure doit donc répondre à leurs besoins. Elle doit recouvrir l’ensemble des informations nécessaires d’une manière explicite et compréhensive.
Mais comment savoir si le contexte de votre procédure est pertinent ? voici quelques questions à se poser :
- Est-ce que les personnes concernées ont suffisamment d’informations pour effectuer leurs missions ?
- Est-ce qu’ils disposent d’assez d’informations pour faire preuve de leur bon discernement professionnel ?
- Est-ce que le contenu détaillé de la procédure est approprié au sujet traité ?
- Est-ce que le contenu est approprié aux acteurs cibles ?
- Est-ce que les personnes concernées découvrent le sujet grâce à la procédure ou elles sont déjà expérimentées ?
La réponse à ces questions vous permettra d’adapter le contexte de la procédure aux réels besoins afin qu’elle soit pertinente et efficace.
Pour ce fait, voici quelques étapes à suivre :
- La collecte des informations
Avant de commencer à rédiger la procédure, rassemblez des informations détaillées sur le processus que vous souhaitez décrire dans la procédure. Les informations collectées doivent être exhaustives, fiables, vérifiées et consensuelles. Il existe nombreuses techniques de collecte d’informations que vous pouvez suivre selon votre contexte, objectif et compétence. Par ailleurs, vous devez solliciter tous les intervenants possibles d’en disposer des informations clés.
Une fois les informations recueillies, vous devez passer au tri pour retraiter ces informations. Ces dernières peuvent être nouvelles pour le rédacteur de la procédure, c’est pour cela, il doit comprendre clairement le contexte et percevoir les détails. Si vous comprenez, vous serez en mesure de réduire et de sélectionner seules les informations indispensables pour que les intervenants comprennent mieux le processus.
- La rédaction des procédures
Pour une première rédaction de procédures, l’essentiel est de se concentrer sur le fond, l’important est de disposer des informations clés. Voici quelques consignes à suivre :
- Présenter les actions réalisées dans l’ordre dans lequel elles se produisent, de la première action jusqu’à la dernière
- Utiliser des phrases directes et précises
- Utiliser la voix active dans la rédaction des phrases ‘désinfecter la paillasse après utilisation’ au lieu du ‘paillasse doit être désinfecter après utilisation’
- Ordonnez les points en utilisant des listes numérotées ou à puces
- Les phrases ne doivent pas être longues mais n’est pas très courtes pour ne pas perdre en clarté
- Utiliser avec précaution la terminologie liée au sujet traité. Chaque terminologie doit être expliquer dans la partie ‘acronymes & définition’
- Écrivez à un niveau de lecture approprié.
- L’aspect visuel
La 3ème étape est dédiée à l’ajout des éléments visuels puisque les mots seuls ne suffisent pas pour expliquer clairement le fond. Ces éléments visuels sont par exemple :
- Des organigrammes
- Des matrices
- Des maquettes papier
- Des diagrammes
- Des images et schémas
- Des FAQ